科学技术发展表明，任何一项科技成果都是在前人基础上的提高和创新，任何一项成果都有着许许多多的相关文献作为铺路石子相伴。科技查新的实质是文献所包含的内容的 “ 新与旧 ” 的比较，即通过多途径的检索找出全部相关文献，从相关文献中再找出代表当今水平的紧密相关文献，然后与查新项目进行比较。比较是科技查新最基本的思想方法，是一种在异同和反复对比中认识事物的方法。
为了确保查新工作的质量，维持查新的客观性、权威性和科学性，查新在实施过程中应该遵循以下各项规程：
1. 分析课题特征
在正式接受委托时，查新委托人应按照要求，认真填写《苏州大学科技查新委托合同》，提交详细描述课题的有关技术资料，如该成果的技术背景资料、项目总结报告或研究报告等，并且有责任向查新人员说明该委托课题的技术特征，以便查新人员全面了解项目的实质内容，明确该查新课题的特点、创新点以及与同类研究的异同之处。查新人员应该根据委托课题相关文献的分布以及委托人的具体要求，确定检索的年限和地域（检索年限一般不能低于 10 年，对于较高级别的查新课题，检索年限应高于 15 年）。
2. 确定检索范围
查新人员在全面了解了查新课题的技术特点和所涉及的学科范围，以及检索委托人的要求之后，应根据委托人提供的以往掌握的文献情况，确定检索范围并选定相关数据库。在选择数据库时应注意以下问题： ① 查新课题的检索范围应宽于一般课题；文献内容交叉是普遍存在的问题，应在内容分析对比的基础上，选择具有针对性的检索工具和数据库； ② 对于内容或者应用范围涉及多个学科的查新课题，相应的学科文献和数据库也应列入检索范围； ③ 基础理论研究的查新课题，若要确定其理论研究是否 “ 领先 ” ，应该检索《科学引文索引》等有关数据库，以便从被引用情况来表述委托课题的情况； ④ 有关应用研究成果或者开发成果的课题，应考虑检索专利、会议和成果公告、成果交易等相关数据库； ⑤ 如委托课题需与某国的情况进行比较，应考虑检索该国所编制的检索工具； ⑥ 综合性检索工具和数据库应当与专业性检索工具和数据库相结合。
3. 制定检索策略
在制定检索策略之前，查新人员须认真与用户交换意见，充分理解课题的实质内容和用户的委托要求，并且应当充分了解各个数据库的编排方式和主题词选择等规范，切忌凭想象和经验上机。联机检索时选择检索词尤要慎重，对用户提供的主题词须仔细逐一复核。应注意选用国外通用的技术用语，不要遗漏同义词、缩写，以及不同拼写的英文单词，更应注意提取课题的隐含概念；根据各个检索词之间的相互关系，制定出多个能从不同角度、不同层次反映情况的检索策略，并根据检索结果不断调整检索策略；机检结果为零的课题需慎重处理。一般情况下，一方面应该再次审核所用检索词和检索策略是否正确，另一方面，可采用分式检索取消专指性过强的检索词，再次上机，直至查到有关文献为止。
4. 分析检得文献
检索出有关题录和文摘后，与用户提供的技术资料在技术要点等方面进行对比分析，做出判断。必要时，查找原文进行分析判断，其复印件作为查新报告的附件。
5. 撰写查新报告
查新报告应如实反映检索情况和检索结果，尽量避免在 “ 检索结果 ” 中使用定性的词句。检索结论的撰写应针对委托人的具体要求，以检索得到的相关文献为依据，通过对比，客观地反映查新课题的实际情况。查新报告经审核后，填写由科学技术部编制的《科技查新报告》，盖查新机构公章生效。
6. 查新报告的审核
查新人员完成检索工作之后，应当将全部检索材料和《科技查新报告》交审核人作最后审定。审核人应对所选用的检索范围、检索词和检索策略，以及查新结论等进行审核，审核通过后签字，查新报告生效。对于审核不合格的查新报告，审核人员有权要求重查，并且提出改进的措施。 应该重视对查新工作的信息反馈，请用户填写《查新反馈表》，进行用户意见调查，尽可能组织相关人员对查新课题抽查，以便不断改进。
